Alle gegevens worden opgeslagen in een SQL database. Gebruikers van Expediplan melden zich automatisch aan met hun Windows account. Vanuit Expediplan worden de rechten van de gebruikers verder ingesteld. Medewerkers worden in groepen geplaatst waarbij de groepen specifieke rechten bezitten. De rechten van een groep bestaat uit een verzameling acties die zijn toegekend aan de groep.
Per gebruiker kan optioneel een inlog wachtwoorden worden ingesteld. Rechten worden toebedeeld door het toewijzen van groepen.
Toekennen van groepen aan de gebruiker is overzichtelijk door de 2 velden dialoog. Deze toont de toegewezen en nog beschikbare groepen. Behoort een gebruiker tot meerdere groepen, dan gelden de hoogste rechten (cumulatief).